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[20-07-03] 전자결재보다 유연한 전자결재, '워크플로우'

업데이트 2020년 7월 3일
안녕하세요! 플렉스팀입니다. 회사에서는 다양한 의사결정이 이루어지죠. 그런데 그 방식은 조금씩 다른 것 같아요. 결재문서의 양식을 맞추고, 승인 프로세스를 기다리는데 많은 시간을 할애하는 회사가 있는가 하면, 슬랙 같은 메신저로 간단히 요청하고 승인을 받는 회사도 있어요. 하지만 때로는 이런 과정이 너무 무겁고 비효율적으로 느껴지거나 때로는 이런 중요한 의사결정을 이렇게 가볍게 결정해도 되나 싶기도 할 거에요. 플렉스팀의 고민은 여기서부터 시작되었습니다. 기존 전자결재 방식의 비효율을 없앨 수 없을까? 중요한 의사결정과 간단한 요청을 효율적으로 주고받고, 기록을 남길 수는 없을까? 이번 업데이트는 그 고민의 결과이자 플렉스팀이 제시하는 전자결재의 대안입니다. 전자결재보다 유연한 전자결재, 워크플로우를 소개할게요. (많이 기다리셨던 연차휴가 사용 촉진도 워크플로우로 할 수 있다는 사실! 놓치지 마세요! )

신규 기능 및 개선 사항

워크플로우를 소개합니다!

회사에서 일어나는 요청의 양식들을 미리 설정하고, 다양한 의사결정을 효율적으로 진행해보세요!

1. 워크플로우 양식 만들기

[워크플로우] → [워크플로우 만들기]
워크플로우를 활용하면 승인이나 보고 요청을 쉽게 요청할 수 있습니다. 우리 회사만의 공식적인 요청을 만들어 볼까요?

1-1. 양식 만들기

승인 또는 알림 대상을 포함하는 요청 양식을 만들 수 있습니다.
워크플로우에서 어떤 양식을 생성해두면 좋을까요? 승인이 필요한 모든 문서의 양식을 자유롭게 만들 수 있습니다. 예를 들면, 이런 것들이죠. - KPI, OKR 등 계획 및 목표 수립 - 계약서 검토 요청 - 계정 생성 또는 권한 요청 - 마케팅, 홍보 예산 계획 - 교통비, 출장비, 식비 등 경비 요청 - 비품이나 도서, 간식 구매 요청 - 수습사원 평가 및 정사원 전환 검토 - 업무 협조 요청 - 휴직 신청 이 외에도 회사 정책이나 문화에 맞게 다양한 양식을 생성해보세요.
워크플로우 생성, 수정, 삭제는 flex 관리자만 할 수 있습니다.

2. 워크플로우 작성 및 요청

[워크플로우] → [작성하기] 또는 [작성요청]
생성한 신청·보고 양식을 이용해 문서를 작성하거나 구성원들에게 작성을 요청할 수 있습니다. 요청은 대상 구성원의 flex 알림 피드와 메일로 발송됩니다.

2-1. 워크플로우 작성하기

[워크플로우] → [작성하기]
워크플로우에 생성된 양식을 활용, 승인이나 알림 대상이 있는 문서를 작성할 수 있습니다.
첨부 파일이 필요한 양식인 경우, 워크플로우 생성 시 참고할 양식 파일을 첨부할 수 있습니다. 구성원이 작성시에 해당 파일을 내려받은 뒤, 재첨부할 수 있습니다.

2-2. 작성 요청하기

[워크플로우] → [작성요청]
문서 작성을 특정 구성원 또는 전체 구성원에게 요청할 수 있습니다.
︎ 여러명에게 작성 요청시 '내 보관함'에서 해당 요청 전체 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있습니다!

3. 워크플로우 보관함

[워크플로우] → [내 보관함] 또는 [전체 보관함]
워크플로우에서 내가 받은 문서, 작성한 문서, 요청한 문서를 [내 보관함]에서 확인할 수 있습니다. [전체 보관함]에서는 회사 내에 생성된 모든 워크플로우 문서를 볼 수 있습니다.
'전체 보관함'은 flex 관리자 권한이 있는 구성원에게만 노출됩니다.

4. 워크플로우로 연차 휴가 사용 촉진하기

번거로운 연차휴가 사용 촉진도 워크플로우를 활용해 쉽게 할 수 있습니다. 연차 사용 계획 작성을 대상 구성원에게 요청하고, 구성원이 작성한 연차 사용 계획을 워크플로우의 보관함에서 확인하세요.

4-1. 양식 수정 및 승인 알림 대상 설정하기

생성되어 있는 연차 사용 계획 양식을 활용하세요. 필요하다면 내용을 수정하거나, 승인 알림 대상을 변경할 수 있어요.

4-2. 구성원에게 작성 요청하기

전체 구성원에게 연차 사용 계획을 작성요청 하세요.

4-3. 구성원이 작성한 문서 승인하기

요청을 받은 구성원이 작성한 문서는 승인 또는 알림 설정이 되어있는 구성원의 메일과 홈 피드에서 확인할 수 있습니다.

4-4. 구성원별 진행 상태를 확인하려면?

[내 보관함]에서 해당 요청의 구성원별 진행 상태를 한눈에 확인할 수 있습니다. 모든 구성원이 작성을 완료하고 승인까지 마무리되었다면? 연차 사용 촉진 끝!
연차휴가 사용 촉진, 꼭 알아두세요! 1. 연차휴가 사용 만료기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 구성원에게 사용하지 않은 휴가 일수를 알려주고, 구성원이 잔여 연차 사용 시기를 정하도록 요청해야 합니다.(2020년 12월 31일이 만료라면, 2020년 7월 10일 이전까지!) ※ 회계일이 1월 1일인 회사가 이번 7월에 연차휴가 사용 촉진시에는 '1년 미만 근속으로 발생한 연차(월차)'는 사용촉진 대상에 포함되지 않습니다 (1년 이상 근속시 부여하는 연차만 촉진대상입니다!) 2. 만약, 구성원이 요청을 받았음에도 연차 사용시기를 정하지 않았다면 만료기간이 끝나기 2개월 전까지 사용하지 않은 휴가의 사용시기를 정해 구성원에게 서면으로 통보해야 합니다. 3. 위 두 가지 요청을 진행했는데도 구성원이 연차휴가를 사용하지 않았다면, 회사는 미사용 연차 수당을 지급할 의무가 없습니다.

관련자료

근로기준법 제61조(연차 유급휴가의 사용 촉진)

Fixes & Bugs

야간근무자의 근무 기록 설정이 가능하도록 개선되었습니다. 근무유형 추가시 고정 출·퇴근에서 야간근무자의 출·퇴근 시간을 설정하면 됩니다. 오래 기다려주셔서 감사합니다.
30분 단위로 계약한 단시간 근무자의 근무 유형을 원활히 반영할 수 있도록 단시간 근무 유형 생성시 일하는 시간을 30분 단위로 등록할 수 있게 되었습니다.

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