연차 촉진 시기에 맞춰 자주 물어보는 질문에 대한 답변을 준비했어요!
flex 스마트 연차 촉진을 통해 촉진을 진행했을 경우, 연차 촉진이 어떻게 진행되는지 확인할 수 있어요.
연차 촉진 설정 방법은 우측 유저가이드를 참고해주세요! 연차 촉진
* 예시 사진과 설명은 회계일 (1월 1일) 기준으로 연차를 부여하는 회사를 기준으로 서술되어있어요.
연차 촉진
* 예시 사진과 설명은 회계일 (1월 1일) 기준으로 연차를 부여하는 회사를 기준으로 서술되어있어요. 연차 촉진은 어떻게 진행되나요?
연차 휴가 사용 촉진 제도는 연차 휴가 사용 기간이 만료되기 6개월 전에 구성원에게 서면으로 미사용 연차 휴가를 사용할 것을 요청하는 제도입니다.
만약 구성원이 연차 사용 시기를 서면으로 제출하지 않을 경우, 회사가 사용 시기를 지정해줘야 합니다. 회계 연도(1월 1일) 기준으로 연차를 부여하는 회사는 7월 1일~7월 10일 안에 연차 사용 계획 작성을 구성원에게 요청해야 해요.
7월 1일 ~ 7월 10일 안에 연차 사용 계획을 제출하지 않은 구성원에게는 7월 20일 이후부터 연차가 소멸되기 2개월 전인 10월 31일까지 회사가 연차 사용 시기를 지정해 통보해야 합니다.
회계일(1월 1일) 기준으로 연차를 부여하고, 스마트 연차 촉진 기능을 활성화했다면, 촉진 대상자(구성원)에게 매년 7월 1일 일괄로 연차 사용 계획서가 발송됩니다.
입사일 기준으로 연차를 부여하고, 스마트 연차 촉진 기능을 활성화하였다면, 입사일을 기준으로 소멸 6개월 전 대상자(구성원)에게 각각 연차 사용 계획서가 발송됩니다.
월차 촉진은 어떻게 진행되나요?
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월차 1차 :
총 11일의 월차 중, 1~9번째까지 지급된 월차에서 남은 잔여 휴가 일수로 촉진이 진행돼요.
소멸 3개월 전에 진행되며 구성원은 10일 이내 사용 계획서를 제출해야해요.
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월차 2차 :
총 11일의 월차 중, 10~11번째까지 지급된 월차에서 남은 잔여 휴가 일수로 촉진이 진행돼요.
소멸 1개월 전에 진행되며, 1차 촉진과 같이 구성원은 10일 이내 사용 계획서를 제출해야해요.
연차 촉진 준비하기
1. 연차 촉진은 서면으로 진행해야한다고 알고 있는데, 스마트 연차 촉진 기능이 법적 효력 근거가 있나요?
기존의‘종이로 된 문서’외에 전자문서로서 연차유급휴가사용촉진이 가능하기 위해서는 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결제, 시행과정이 이루어져 근로자 개인별로 명확하게 촉구 또는 통보되는 경우 인정됨(근로개선정책과-5353, 2011.12.19.)
2. 스마트 연차 촉진 전, 수동으로 구성원에게 연차 사용 계획 요청을 보내도 되나요?
스마트 연차 촉진 기능을 켜놓았다면, 설정한 자동 요청 시점에 따라 자동으로 구성원에게 연차 사용 계획 요청이 발송돼요.
촉진시기가 아닌 시점에 수동으로 촉진을 진행할 경우, 법적 효력이 없으니 주의해주세요!
3. [연차 사용 계획 요청] 버튼이 무엇인가요?
스마트 연차 촉진 기능을 켜 놓을 경우 월차 및 연차 촉진이 일괄적으로 진행돼요.
월차 촉진은 진행하지 않되, 연차 촉진은 진행하는 곳이라면 스마트 연차 촉진 기능은 비활성화 한 상태로 [연차 사용 계획 요청] 버튼을 통해 수동으로 연차 촉진만 진행할 수 있어요.
또는, 월차 및 연차 촉진을 진행하지 않지만 일부 구성원들 대상으로 ‘촉진’이 필요할 때 해당 기능을 이용하여 일부 구성원에게만 촉진 문서를 발송할 수 있어요.
4. flex 앱에서 구성원이 연차 사용 계획서를 작성할 수 있나요?
연차 사용 계획서는 flex 웹에 로그인 후 작성 & 제출할 수 있어요.
연차 촉진 진행하기
1. 촉진이 진행되면, 관리자 화면에서 어떻게 조회 되나요?
촉진 대상자의 이름, 촉진 연차 정보, 사용 계획서 상태를 확인할 수 있어요.
스마트 연차 촉진 기능으로 7월 1일 연차 촉진 계획서가 자동으로 발송되었다면, 상태가 모두 [작성 요청 완료]로 변경되며, 구성원은 10일 이내 사용 계획서를 작성해야해요.
2. 구성원은 어떻게 촉진 계획서를 작성하나요?
촉진 계획서가 발송되면, 새로운 알림과 구성원의 해야할 일로 계획서 작성 요청이 발송돼요.
알림 또는 할 일 클릭, 촉진 수량 확인 후 사용 희망일을 지정하여 [보내기] 버튼 클릭해 계획서를 제출해요.
3. 연차 사용 계획 작성 요청 시, 구성원은 어떻게 알림이 받게 되나요?
순서대로 메일, 홈피드 할 일, 새로운 알림으로 계획서 작성 요청 알림을 보내드리고 있어요.
4. 구성원이 연차 사용 계획서를 기한 내 제출하지 못하면 어떻게 하나요?
구성원이 기한 내 계획서를 제출하지 못했다면, 자동으로 문서 상태가 [관리자 작성 필요]로 변경되며 우측 [작성하기] 버튼이 활성화 돼요. 관리자는 7월 10일 부터 10월 31일 (약 114일) 내
사용 시기를 지정하여 통보해야해요.
만약, 이 기간 내에 사용 시기를 지정하여 통보하지 않을 경우 연차 촉진이 진행되지 않은 것이며, 문서 상태는 [작성불가]로 변경돼요.
5. 촉진 대상 연차는 올해 발생한 연차에 한해서만 진행되나요?
촉진 대상 연차는 촉진 귀속 연차에 한해서만 진행돼요.
또한, 연차촉진은 법정 연차소멸일 기준으로 진행되며, 실제 연차소멸일은 회사의 소멸 유예 정책에 따라 법정 연차소멸일과 다를 수 있어요. 법정 연차소멸일이 지나면 연차 사용 계획서를 작성할 수 없어요.
6. 이미 연차(월차)를 다 소진했는데 촉진이 진행됐어요.
플렉스 연차 촉진은 잔여개수와 상관없이 부여 받은 이력이 있다면 촉진 계획서를 자동으로 발송하고 있어요.
연차 촉진은 [촉진을 진행했다는 증빙]이 중요해요. 촉진 당시에 촉진 대상 연차 수량이 없었음을 표기하는 문서가 필요하기에 촉진할 수량이 실제로 없어도 증빙을 목적으로 계획서가 발송돼요. 구성원은 받은 계획서를 확인 후 [보내기] 버튼 클릭, 계획서를 제출하면 돼요.
7. 월차 2차 촉진 시기에 잔여 휴가가 7개가 남았는데, 실제 촉진 수량은 2개로 확인됩니다.
월차 촉진은 연차와 달리, 구성원 별 잔여 월차 수량을 보지 않고, 소멸되기 3개월 시점에 받았을 총 월차 개수 9개, 1개월 시점에 받았을 총 월차 개수 2개를 촉진하고 있어요.
8. 연차촉진 시기가 아니거나 촉진할 유형이 없다는 메세지가 뜹니다.
실제 촉진 시기가 아닌데 수동으로 촉진했을 경우 연차 촉진 시기가 아니라는 메세지가 뜰 수 있어요. 특히, 회계일(1월 1일) 기준 연차를 부여하고 있는 경우 연차 촉진 시기는 7월 1일로 고정되어있어요.
촉진할 유형이 없다는 메세지는 실제 촉진할 연차 또는 월차 수량이 없는 경우예요. 그러나
촉진 당시에 촉진 대상 연차 수량이 없었음을 표기하는 문서가 필요하기에 촉진할 수량이 실제로 없어도 증빙을 목적으로 계획서가 발송돼요. 구성원은 [보내기] 버튼 클릭, 계획서를 제출하면 돼요.
9. 연차 촉진 사용 계획서 메일 알림을 구성원이 받지 못했다고 합니다.
[내설정] → [알림설정] 내 근무 / 휴가 이메일 알림이 꺼져있지 않은지 확인해주세요
10. 노무수령거부는 어떻게 진행되나요?
연차 사용 희망일날 구성원이 플렉스에 접속하면 아래와 같은 팝업 메세지를 만나게 돼요.
또한, 사용 희망일 날에 맞춰 구성원에게 메일로 메세지가 발송돼요.
11. 노무 수령 거부 팝업이 실제 효력이 있나요?
행정해석(회시번호 : 근로기준과-351, 회시일자 : 2010-03-22)에서는 "컴퓨터를 켜면 ‘노무수령 거부의사 통지’ 화면이 나타나도록 하여 해당 근로자가 사용자의 노무수령 거부의사를 인지할 수 있는 정도" 라면 적법한 노무수령이라고 보고 있습니다.
구성원이 flex 웹이나 앱으로 연차 휴가일에 접속 시 노무수령 거부의사 통지 화면이 나타나며, 실제 구성원이 [네, 확인했어요] 라는 버튼을 언제 클릭했는지 데이터로 확인이 가능해요.
1. 문서 상태가 승인 대기, 작성 완료인 것은 무엇을 뜻하나요?
계획서 제출 승인을 설정하였다면 구성원이 계획서 작성 후, 계획서 승인 요청이 발생돼요.
승인 대기 상태는 승인자가 승인을 진행하지 않은 상태로 [문서 보기] 클릭, 승인자를 확인하여 승인이 빠르게 진행될 수 있도록 해주세요.
구성원이 계획서 제출 시기에 맞춰 계획서를 제출, 제출한 계획서가 승인이 완료되면 문서 상태가 자동으로 [작성완료]로 변경돼요. [문서 보기] 클릭, 구성원이 제출한 문서를 확인할 수 있어요.
연차 촉진 문서 관리하기
1. 연차 사용 계획서를 제출한 날에 자동으로 연차가 등록되나요?
구성원 또는 관리자가 작성한 희망일에 연차가 자동으로 등록되지 않아요.
플렉스 스마트 연차 촉진은 구성원이 실제 촉진 문서상 연차를 사용할 날짜를 지정하여 문서화 하고, 회사에 통보하여 촉진을 진행했다는 증빙서류로 남도록 지원하고 있는 기능이에요.
사용 희망일자에 연차를 사용하지 않고 근무를 했다면, 연차를 실제 등록하여 잔여를 남기지 않는 방향으로 가이드해주셔야 해요.
2. 연차 사용 계획서는 어떻게 다시 확인하나요?
좌측 근태관리 → 휴가 관리 → 연차 촉진 탭 → [문서 보기] 클릭하여 구성원 또는 관리자가 작성한 문서를 확인할 수 있어요.
3. 연차 사용 계획서를 다운로드(PDF) 받을 수 있나요?
출력 기능은 별도로 지원하고 있지 않아요. 단, 문서 형태로 계속 저장되고 있고 캡쳐 등을 통해 이미지화 하여 출력하여 보관 및 확인할 수 있어요.
4. 촉진 전에 퇴사를 한 경우 어떻게 하나요?
촉진을 진행해야 할 시점 이전에 퇴사하시는 거라, 회사에서 판단하셔서 잔여 연차 정산 진행 여부를 판단해주세요.
5. 연차 촉진 내역을 엑셀로 내려 받을 수 있나요?
[연차촉진] 탭 우측 상단 [다운로드] 버튼 클릭 → [연차 촉진 내역]을 엑셀로 다운로드 받을 수 있어요.
연차, 월차(1차, 2차) 촉진 종류와 조회기간, 재직상태를 선택하면 조회기간에 진행된 촉진 내역을 엑셀로 다운로드 받아 확인할 수 있어요.
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다운로드 받은 엑셀파일에서는 조회기간 별 구성원의 촉진 타입, 촉진 일수, 촉진의 상태 등을 세부적으로 확인할 수 있어요.
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작성자 열에서 [구성원]은 구성원이 촉진시기에 맞게 계획문서를 잘 제출 한 것이고 [관리자]로 되어있는 경우 구성원이 제출 시기를 놓쳐 관리자가 작성했다는 것을 알 수 있어요.
